Posso trocar de contabilidade? Veja o procedimento

Uma pergunta frequente que todo empreendedor têm quando não está satisfeito com os serviços prestados pela atual contabilidade é: Posso trocar de contabilidade?

E a resposta é: SIM!

A relação entre contador e empresário vai muito além da execução dos serviços contábeis, o profissional contábil precisa sempre estar presente, direcionar, auxiliar e ser realmente o braço direito do empresário.

A maioria das reclamações que os empresários relatam é: a distância do contador, que somente envia o boleto do honorário, os impostos a pagar e as obrigações da empresa, mas na maioria das vezes o empresário necessita de uma atenção maior.

E por esse motivo vamos explicar no decorrer deste artigo todos os detalhes para a troca de contabilidade, assim o empresário vai saber qual a sua obrigação e dever dentro da legislação vigente.

Posso trocar a minha empresa de contabilidade?

Sim. A mudança de contador é um direito que a empresa possui quando suas necessidades não estão sendo atendidas pela contabilidade atual.

Na relação entre contador e empresário precisa ter confiança, transparência, lealdade, comprometimento e muito diálogo entre as partes, porém muitas vezes vemos empresários insatisfeitos com os serviços prestados pela contabilidade por diversos motivos.

Também é comum encontrarmos a situação ao contrário: quando o empresário não responde as solicitações do contador, não atende telefone, não responde e-mail entre outros contatos, por esse motivo muitas vezes o contador não consegue prestar um serviço de qualidade e excelência.

Sendo assim, a troca de contador é permitida e inclusive é previsto pelo Código de Defesa do Consumidor no Capitulo VI. Não é um processo demorado, mas precisa saber exatamente como deve ser realizada e quais são os direitos e deveres do empresário e contador.

O que é preciso para realizar a troca de contador da minha empresa?

Primeiramente antes de trocar de contador, pesquise outro profissional que atenda as necessidades da sua empresa, veja como são realizados os procedimentos e processos adotados pela contabilidade e também:

• Se possui seguro cível;
• Busque saber sobre os colabores e qual o conhecimento deles em relação à atividade exercida pela sua empresa;
• Verifique se realmente é uma contabilidade presente;
• Busque saber se ela cumpre todas as obrigações dentro dos prazos estabelecidos pelo governo, a fim de evitar qualquer ônus para empresa.

Uma dica é fazer pesquisa com os atuais clientes e perguntar sobre o trabalho realizado por ela e também verificar se a mesma investe em tecnologia para facilitar os processos.

Agora com o seu futuro contador a vista é hora de informar o atual sobre a mudança, sendo assim, vamos fazer um passo a passo prático abaixo.

Passo a passo para troca de contabilidade

1º Informe o contador atual:

Antes de tudo é necessário informar o contador atual que você irá retirar a empresa e fazer a troca de contabilidade.

De acordo com o código de defesa do consumidor é preciso comunicar o cancelamento e saída através de correspondência registrada por correio ou por meio eletrônico como, por exemplo: e-mail.

Neste comunicado é importante conter os dados da empresa e a data de encerramento do contrato.

Vale lembrar que o contador tem em média o prazo de 30 dias para fazer a devolução dos documentos.

2º Realizar o distrato com a contabilidade atual

Aqui, você precisa verificar no seu contrato com a contabilidade se possui a cláusula de multa por rescisão contratual fora do prazo estipulado, sendo que este prazo pode variar de dois meses até um ano.

Importante ressaltar que de acordo com a RESOLUÇÃO CFC N.º 1.590, DE 19 DE MARÇO DE 2020, no distrato deve constar a responsabilidade do contratante de recepcionar os documentos que estejam na posse do profissional.

E também o profissional rescindente tem o dever de comunicar ao novo responsável técnico contratado sobre os fatos que deva ter conhecimento.

3º Solicitação de documentos

A solicitação de documentos pode ser realizada já no e-mail ou carta que foi informado sobre o rompimento do contrato.

Além da solicitação dos documentos da empresa, é recomendável que peça para a atual contabilidade enviar junto todas as informações da empresa como, por exemplo:

• Débitos e pendências com todos os órgãos sejam eles: Municipal, estadual e federal;
• Caso a empresa possua algum tipo de parcelamento ou negociação;
• Se a organização está com algum processo administrativo em andamento.

4º Preenchimento do termo de transferência de responsabilidade técnica

É recomendado o preenchimento do termo de transferência de responsabilidade técnica, ele é elaborado pelo próprio escritório de contabilidade e assinado entre eles.

No termo consta que o novo escritório de contabilidade passará a ser o responsável pela gestão financeira da empresa e anterior não terá mais reponsabilidade sobre as obrigações após a data de rescisão contratual.

É extremamente importante destacar que todo erro cometido pela contabilidade anterior, durante o período em que esteve como responsável pela empresa continuará sendo de sua inteira responsabilidade.

5º Alinhar os procedimentos que serão adotados com a futura contabilidade

Agora que todos os processos burocráticos foram realizados em relação à transferência de contabilidade e a sua empresa já esta  com a nova responsável técnica  é hora de alinhar os procedimentos.

• Verifique com o contador, o responsável por cada setor e solicite os meios de comunicação com cada um;
• Alinhe as datas de entrega dos documentos mensais e quais são eles;
• Sempre fique atento aos e-mails enviados pela contabilidade, assim facilitará no processo de comunicação.

Podemos concluir que a transferência de contabilidade não é muito burocrática e não demanda muito tempo.

Mas ainda assim, surgem algumas dúvidas que vamos elencar abaixo, nosso intuito é sanar o máximo possível.

O contador anterior pode recusar a entregar meus documentos solicitados?

Não. Conforme a RESOLUÇÃO CFC N.º 1.590, é obrigatório que o contador anterior ao realizar o distrato de prestação de serviços, repasse todas as informações e documentos necessários ao novo responsável técnico.

Quais os documentos da minha empresa que devo solicitar para transferência de contabilidade?

Para resumir, vamos dizer TODOS. A maioria dos documentos podem ser obtidos eletronicamente, através do certificado digital da empresa ou procuração. Mas, no entanto alguns documentos precisam que sejam entregues como, por exemplo:

• Senhas de acesso;
• Contrato Social;
• Copia dos documentos dos sócios;
• Arquivos digitais contendo as escriturações e movimentação de toda a empresa. Esse arquivo pode ser exportado do sistema do antigo contador e importado para o sistema do atual.

Outra pergunta muito frequente é em relação ao termo de transferência de responsabilidade técnica.

É obrigatório o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica?

Não é obrigatória a elaboração do termo, pois na RESOLUÇÃO CFC N.º 1.590, é apresentado o modelo de distrato que nele deve detalhar as obrigações do antigo contador e o atual, ou seja, ele possui dupla finalidade.

Mas é recomendável que o termo seja elaborado a parte, assim você estará duplamente protegido.

Por fim, podemos observar que a relação entre contador e empresário é uma via de mão dupla, o contador precisa ser presente e prestar seu trabalho com excelência sempre buscando proteger a empresa de qualquer ônus e cumprir todas as obrigações.

E por outro lado o empresário precisa fornecer todas as informações necessárias para que o contador execute seu trabalho com precisão e também é necessário ter muita transparência em todas as operações realizadas, por isso falamos que na relação entre contador e empresário é essencial possuir muita confiança e diálogo.

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