O Impacto da LGPD na Contabilidade

Com certeza você já ouviu falar em LGPD e realmente ela veio para revolucionar o modo de tratamento de dados realizados no Brasil.

Porém você deve estar se perguntando: Mas o que irá interferir na contabilidade?

E eu já te respondo: em tudo!

Primeiramente quando falamos sobre contabilidade, sabemos que ela possui informações pessoais dos sócios, folha de pagamento de terceiros e informações dos seus próprios colaboradores.

Nesse sentido, é essencial que os escritórios de contabilidade saibam tudo sobre a LGPD e no que ela pode afetar no seu dia a dia.

Então vamos lá!

O que é a LGPD?

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) seu principal objetivo é oferecer segurança às informações coletadas, armazenadas e aos dados processados, sejam eles digitais ou físicos (registro em papel), tanto pessoais quanto empresariais, mantendo-os em sigilo.

Entrou em vigor no dia 26 de agosto de 2020 e é regida pela LEI nº13.709/2020.

Embora as multas estejam previstas para começarem a ser aplicadas a partir de agosto de 2021, já é necessário se adaptar e cumprir o que está previsto na lei. Porém, menos de 50% das empresas estão em conformidade com essa legislação.

De acordo com o art.2º, a lei possui sete princípios de proteção de dados pessoais, que são:

1 – o respeito à privacidade;

2 – a autodeterminação informativa;

3 – a liberdade de expressão, de informação, de comunicação e de opinião;

4 – a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem;

5 – o desenvolvimento econômico e tecnológico e a inovação;

6 – a livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor;

7 – os direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania pelas pessoas naturais.

Igualmente existe a lei Europeia, regulamentada em 2018, cujo nome é GDPR, que tem os mesmos princípios da LGPD.

Sabendo os conceitos básicos, vamos entender  sobre a LGPD e o tratamento de dados.

 O que é tratamento de dados da LGPD?

O tratamento de dados da LGPD é todo procedimento com dados pessoais, ou seja, um conjunto de operações que são regidas pela Lei garantindo a proteção dos dados.

Podemos dividir o tratamento em cinco partes:

• Coleta, produção e recepção das informações;
• Arquivamento e recebimento;
• Processamento, que é a utilização, classificação, reprodução, avaliação, extração ou modificação dos dados;
• Compartilhamento das informações através da distribuição, comunicação, transferência, transmissão e difusão;
• Por fim, a eliminação dos dados.

Contudo, o tratamento de dados pode ser executado através de dois agentes, o controlador e o operador, que possuem funções distintas:

• O agente controlador é caracterizado como pessoa natural ou jurídica, podendo ser de direito privado ou público a tomada das decisões sobre o tratamento de dados pessoais.
• Por sua vez, o agente operador, como o próprio nome já diz, é quem efetua o efetivo tratamento de dados pessoais no lugar do controlador.

Logo, o tratamento de dados é toda execução utilizando os dados pessoais.

Contudo, compete à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) a fiscalização pela aplicabilidade da LGPD.

Ainda assim, fica o questionamento: o que é considerado dado pessoal para a LGPD?

Vamos comentar mais detalhadamente sobre essa questão.

 O que são dados pessoais?

Conforme descrito na legislação, a definição de dados pessoais é toda e qualquer informação de pessoa natural, como:

Vamos entender o que mudará.

O que irá mudar com a LGPD?

Com todas as medidas de segurança na proteção de dados que a LGPD trouxe para as empresas no Brasil, é essencial uma mudança na rotina empresarial, que deve por obrigação aumentar o controle, a proteção e padronizar os processos dentro da organização.

Sendo assim, vamos comentar algumas alterações que são necessárias:

• Processo: a primeira medida de prevenção será adotar e padronizar o processo de recebimento das informações sejam elas digitais ou físicas;
• Guarda dos dados: será necessário verificar como os dados estão sendo guardados e arquivados, principalmente quando utilizada a Nuvem, será necessário revisar o contrato e verificar quais as medidas de segurança do provedor.
• Nomeação de DPO (Data Protection Officer): DPO é uma pessoa física ou jurídica que será responsável pelo gerenciamento das informações e dados pessoais recebidos.

Como posso implementar?

Já sabemos que a LGPD vai mudar completamente a rotina das empresas, então você deve começar a implementá-la o mais rápido possível. Por esse motivo, vamos listas alguns processos para ajuda-los:

• Em 1º lugar você precisa conhecer a Lei . Caso tenha dificuldades em interpretar a legislação, a minha dica é recorrer ao auxílio jurídico;
• É essencial realizar o mapeamento do tratamento de todos os dados e verificar quais são as falhas já existentes no processo;
• Se faz necessário constituir normas internas para tratar os dados recebidos;
• É de suma importância investir em treinamentos para os colaboradores e criar um comitê interno responsável pelo tratamento dos dados;
• E por fim, desenvolver o plano de segurança para sua empresa.

Contudo, após a implementação, a empresa tem a opção de obter a ISO 27002 – Sistema de Gestão de Privacidade da Informação – e depois pode solicitar a extensão da ISO 27701, com técnicas de segurança que foram constituídas para a LGPD.

A ISO determina 114 controles de tratamento da proteção de dados, assim auxiliando as empresas no processo de adequação e implementação.

 A LGPD e os impactos na contabilidade

Os escritórios de contabilidade serão afetados pela LGPD, pois possuem documentos pessoais dos seus colaboradores, informações dos funcionários das empresas (clientes), fazem folha de pagamento, documentos dos sócios, sindicato e resultados de exames ocupacionais.

Desse modo, eles precisam desenvolver políticas internas de proteção aos dados, uma vez que são responsáveis por obter essas informações e transferi-las aos órgãos governamentais.

Portanto, é essencial que as contabilidades se adequem, visto que a penalização pelo descumprimento da lei é alta, podendo variar de advertências até multas.

O muda nos escritórios de contabilidade?

A princípio, toda a rotina do escritório de contabilidade será afetada, uma vez que a lei trata de todos os dados, sejam eles os digitais ou em papel.

Assim, são várias as mudanças que devem ocorrer, como:

• Revisar o contrato de prestação de serviço e, caso não possua a cláusula de confiabilidade, será necessário refazer ou redigir um adendo incluindo essa questão;
• As contabilidades que possuem prestadores de serviço precisam redobrar os cuidados e, caso não tenham um contrato de prestação de serviço, é indicado que seja realizado;
• Verificar com um sistema utilizado para armazenar informações qual a política de segurança utilizada;
• É super comum às contabilidades enviarem o faturamento e dados para o banco, mas, para isso, a contabilidade precisa se precaver solicitando e-mail do cliente autorizando o envio da informação;
• Investir em tecnologia e medidas de segurança;
• Por fim, mas não menos importante, é preciso ter apoio jurídico em todo o procedimento realizado pelo escritório.

Definitivamente a LGPD trouxe muita mudança e um grande impacto para as empresas, o que, inicialmente, pode causar certo desconforto, principalmente para adotar novos processos e alterar a rotina.

Mas, depois de implantada, podemos perceber que a LGPD será benéfica, trazendo segurança a todos e credibilidade à empresa que segue todos os protocolos de segurança.

Vale lembrar que a LGPD trata apenas de dados pessoais, então, no caso de informações da empresa, existem outros tipos de leis que abordam essa situação se houver o vazamento das informações.

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